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Zeitplan-Vorlage für Konferenzen

Dies ist eine kostenlose Zeitplan-Vorlage für Konferenzen, die einen ganzen Tag Session für Session abbildet – inklusive der Pausen, Mahlzeiten und Ausstellungszeiten, an denen ein Zeitplan steht oder fällt. Sie öffnet sich vorausgefüllt und vollständig bearbeitbar: Setzen Sie die Uhrzeit des Einlasses, passen Sie eine Session an, und jede Startzeit danach verschiebt sich mit, statt neu getippt werden zu müssen.

10 Punkte, 395 Minuten, vorausgefüllt und komplett bearbeitbar. Kostenlos, ohne Anmeldung.

Gesamtdauer

6 Std. 35 Min.

Ende um

15:05

  • 08:30
  • 09:15
  • 09:25
  • 10:10
  • 10:30
  • 11:30
  • 12:30
  • 13:45
  • 14:05
  • 14:50

Auf Ihrer Agenda stehen 15 Minuten. Ihr Redner braucht 23.

Die geplante Zeit auf dem Papier und das, was live tatsächlich passiert, sind zwei verschiedene Zahlen – und jede Minute Differenz geht von dem ab, was danach geplant war. asktimer.com ist der Teil, der läuft, nachdem die Agenda geschrieben ist.

Ein echter Countdown für jeden Redner

Die Minuten auf dieser Seite sind ein Plan. Im Raum muss dieser Plan durchgesetzt werden. Laden Sie denselben Ablauf in asktimer.com, und jeder Redner bekommt seinen eigenen Confidence Monitor – einen großen Countdown für seinen Slot, der mit ablaufender Zeit von Grün über Gelb auf Rot wechselt und vom Podium aus mit einem Blick lesbar ist. Niemand muss mehr aus der letzten Reihe mit einem Schild winken, und niemand steht vorne und rätselt still, wie viel Zeit noch bleibt.

Publikums-Q&A, an dieselbe Session gekoppelt

Das Publikum öffnet einen einzigen Link auf dem Smartphone, reicht Fragen ein und stimmt für die ab, die es beantwortet haben möchte – so steigt die Frage nach oben, die den Raum wirklich interessiert, und nicht die, die am lautesten gestellt wurde. Der Redner kann diese Liste auf seinem eigenen Monitor einblenden, sobald er bereit dafür ist, und wer die Veranstaltung leitet, markiert jede Frage als behandelt, während er sie abarbeitet – so wird nichts doppelt gefragt und nichts geht unter.

Je ein Link. Nichts zu installieren.

Ein privater Link für den Host, der die Veranstaltung steuert, ein Monitor-Link pro Redner und ein öffentlicher Link für das Publikum. Alle öffnen einfach einen Browser-Tab – keine App zum Installieren, keine Konten für Ihre Redner oder Ihre Gäste und keine Software, die zehn Minuten vor Einlass noch auf einem fremden Laptop zum Laufen gebracht werden muss.

Machen Sie aus dieser Agenda einen Live-AblaufplanSo läuft eine Veranstaltung live ab – von Anfang bis Ende

So nutzen Sie diese Zeitplan-Vorlage für Konferenzen

  1. 1

    Startzeit eintragen

    Tragen Sie die Uhrzeit ein, zu der es tatsächlich losgeht. Jede Zeile darunter berechnet ihre eigene Uhrzeit aus diesem einen Feld – Sie tippen nie wieder eine Uhrzeit von Hand.

  2. 2

    Punkte und Dauern bearbeiten

    Die Vorlage ist bereits mit einem realistischen Ablauf gefüllt. Benennen Sie um, was Sie brauchen, tragen Sie die verantwortliche Person ein und legen Sie fest, wie viele Minuten jeder Punkt bekommt.

  3. 3

    Hinzufügen, entfernen, umsortieren

    Verschieben Sie einen Punkt nach oben oder unten, und der gesamte Zeitplan terminiert sich sofort neu. Nichts geht dabei kaputt, wie es in einer Tabelle voller fest eingetippter Uhrzeiten passiert.

  4. 4

    Endzeit prüfen

    Gesamtdauer und berechnete Endzeit stehen oben. Liegt die Endzeit später, als Sie es zugesagt haben, streichen Sie so lange Minuten, bis das nicht mehr der Fall ist.

  5. 5

    Kopieren oder ausdrucken

    Kopieren Sie die komplette Agenda als reinen Text für eine E-Mail oder eine Kalendereinladung – oder drucken Sie eine saubere Seite für den Raum aus.

So wird ein Konferenz-Zeitplan belastbar

Ein Zeitplan ist ein Versprechen darüber, wo jemand zu einer bestimmten Minute stehen soll – die Übergänge zählen also genauso viel wie die Sessions. Teilnehmende brauchen Zeit, um einen Raum zu verlassen, den nächsten zu finden, zur Toilette zu gehen und sich einen Kaffee zu holen; in einem Haus über mehrere Etagen sind das allein zehn Minuten. Zeitpläne, die das ignorieren, laufen nicht früher – sie laufen ab dem späten Vormittag hinterher und holen das nie wieder auf.

Wenn Sie parallele Tracks haben, halten Sie deren Session-Grenzen deckungsgleich, damit alle zu denselben Zeitpunkten den Raum wechseln können und die Pausen zusammenfallen. Sobald die Tracks auseinanderlaufen, spült ein einziger überziehender Vortrag Nachzügler in jeden anderen Raum des Hauses – und das kostet am Veranstaltungstag deutlich mehr Aufmerksamkeit, als das Raster vorher auszurichten.

Zeitplan-Vorlage für Konferenzen: die häufigsten Fehler

  • Richten Sie die Session-Grenzen über alle parallelen Tracks hinweg aus, damit die Pausen in jedem Raum gleichzeitig liegen.
  • Planen Sie in einem Haus über mehrere Etagen zehn Minuten echte Wegezeit ein.
  • Legen Sie die Ausstellungs- oder Sponsorenfläche auf eine Mahlzeit, nicht gegen eine Session – Sponsoren wollen Besucherströme, keine leere Halle.
  • Drucken Sie den Zeitplan groß aus und hängen Sie ihn dorthin, wo sich die Schlange bildet. Die meisten „Wo muss ich hin?“-Fragen beantwortet ein Plakat.

Häufig gestellte Fragen

Wie baue ich einen Konferenz-Zeitplan mit mehreren Tracks?

Legen Sie zuerst das gemeinsame Gerüst fest – Registrierung, Eröffnung, Pausen, Mittagessen, Abschluss – und setzen Sie die Sessions jedes Tracks so in die Lücken, dass alle Tracks gleichzeitig Pause machen. Bauen Sie das Gerüst in dieser Vorlage, duplizieren Sie es pro Track und füllen Sie die Session-Titel ein.

Wie lang sollten Konferenz-Sessions sein?

Fünfundvierzig bis sechzig Minuten sind für eine Hauptsession inklusive Fragen üblich, Lightning Talks liegen bei fünf bis zehn. Über eine Stunde ohne Pause fallen Aufmerksamkeit und Anwesenheit spürbar ab.

Wie hält man einen Zeitplan am Veranstaltungstag ein?

Veröffentlichen Sie ihn und setzen Sie ihn sichtbar durch. Ein Live-Countdown, den jeder Redner sieht, macht Überziehungen für die verursachende Person offensichtlich – das wirkt deutlich besser als eine Regie, die aus der Gasse winkt.

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Laden Sie denselben Ablauf in asktimer.com: Jeder Redner bekommt einen Live-Countdown, Ihr Publikum ein Q&A, über das es vom eigenen Smartphone aus abstimmen kann, und Sie bekommen je einen Link für Host, Redner und Publikum. Kostenlos starten, nichts zu installieren.

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