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Agenda-Vorlage für Workshops

Dies ist eine kostenlose Agenda-Vorlage für einen moderierten Workshop, vorausgefüllt als dreistündige Session, die vom Rahmen des Problems bis zu vereinbarten nächsten Schritten führt. Workshops sind das Format, in dem Zeitfenster am meisten zählen: Eine einzige Übung, die überzieht, schiebt alles Folgende in die letzte halbe Stunde im Raum. Ändern Sie hier eine Dauer, terminiert sich alles danach neu – Sie sehen den Schaden also, bevor er entsteht.

10 Punkte, 180 Minuten, vorausgefüllt und komplett bearbeitbar. Kostenlos, ohne Anmeldung.

Gesamtdauer

3 Std.

Ende um

12:30

  • 09:30
  • 09:40
  • 09:50
  • 10:10
  • 10:25
  • 10:55
  • 11:10
  • 11:40
  • 12:00
  • 12:20

Auf Ihrer Agenda stehen 15 Minuten. Ihr Redner braucht 23.

Die geplante Zeit auf dem Papier und das, was live tatsächlich passiert, sind zwei verschiedene Zahlen – und jede Minute Differenz geht von dem ab, was danach geplant war. asktimer.com ist der Teil, der läuft, nachdem die Agenda geschrieben ist.

Ein echter Countdown für jeden Redner

Die Minuten auf dieser Seite sind ein Plan. Im Raum muss dieser Plan durchgesetzt werden. Laden Sie denselben Ablauf in asktimer.com, und jeder Redner bekommt seinen eigenen Confidence Monitor – einen großen Countdown für seinen Slot, der mit ablaufender Zeit von Grün über Gelb auf Rot wechselt und vom Podium aus mit einem Blick lesbar ist. Niemand muss mehr aus der letzten Reihe mit einem Schild winken, und niemand steht vorne und rätselt still, wie viel Zeit noch bleibt.

Publikums-Q&A, an dieselbe Session gekoppelt

Das Publikum öffnet einen einzigen Link auf dem Smartphone, reicht Fragen ein und stimmt für die ab, die es beantwortet haben möchte – so steigt die Frage nach oben, die den Raum wirklich interessiert, und nicht die, die am lautesten gestellt wurde. Der Redner kann diese Liste auf seinem eigenen Monitor einblenden, sobald er bereit dafür ist, und wer die Veranstaltung leitet, markiert jede Frage als behandelt, während er sie abarbeitet – so wird nichts doppelt gefragt und nichts geht unter.

Je ein Link. Nichts zu installieren.

Ein privater Link für den Host, der die Veranstaltung steuert, ein Monitor-Link pro Redner und ein öffentlicher Link für das Publikum. Alle öffnen einfach einen Browser-Tab – keine App zum Installieren, keine Konten für Ihre Redner oder Ihre Gäste und keine Software, die zehn Minuten vor Einlass noch auf einem fremden Laptop zum Laufen gebracht werden muss.

Machen Sie aus dieser Agenda einen Live-AblaufplanSo läuft eine Veranstaltung live ab – von Anfang bis Ende

So nutzen Sie diese Agenda-Vorlage für Workshops

  1. 1

    Startzeit eintragen

    Tragen Sie die Uhrzeit ein, zu der es tatsächlich losgeht. Jede Zeile darunter berechnet ihre eigene Uhrzeit aus diesem einen Feld – Sie tippen nie wieder eine Uhrzeit von Hand.

  2. 2

    Punkte und Dauern bearbeiten

    Die Vorlage ist bereits mit einem realistischen Ablauf gefüllt. Benennen Sie um, was Sie brauchen, tragen Sie die verantwortliche Person ein und legen Sie fest, wie viele Minuten jeder Punkt bekommt.

  3. 3

    Hinzufügen, entfernen, umsortieren

    Verschieben Sie einen Punkt nach oben oder unten, und der gesamte Zeitplan terminiert sich sofort neu. Nichts geht dabei kaputt, wie es in einer Tabelle voller fest eingetippter Uhrzeiten passiert.

  4. 4

    Endzeit prüfen

    Gesamtdauer und berechnete Endzeit stehen oben. Liegt die Endzeit später, als Sie es zugesagt haben, streichen Sie so lange Minuten, bis das nicht mehr der Fall ist.

  5. 5

    Kopieren oder ausdrucken

    Kopieren Sie die komplette Agenda als reinen Text für eine E-Mail oder eine Kalendereinladung – oder drucken Sie eine saubere Seite für den Raum aus.

Wie Sie eine Workshop-Agenda aufbauen

Wechseln Sie zwischen öffnenden und schließenden Phasen ab, statt eine lange offene Diskussion zu führen. Stille Einzelarbeit vor jedem Gruppengespräch ist die wirksamste einzelne Änderung, die die meisten Moderierenden vornehmen können: Sie verhindert, dass die erste Wortmeldung den ganzen Raum festlegt, und holt deutlich mehr aus den Teilnehmenden heraus, die nicht um Redezeit kämpfen. Geben Sie ihr ein echtes Zeitfenster auf der Agenda, auch wenn es dort zunächst ungewohnt aussieht.

Ziehen Sie den Rahmen nach vorne und schützen Sie das Ende. Ist den Teilnehmenden in den ersten zwanzig Minuten nicht klar, welches Problem sie lösen, liefert die Gruppenarbeit selbstbewusste Antworten auf die falsche Frage. Und ein Workshop, der ohne benannte Verantwortliche und Termine endet, produziert eine Wand voller Klebezettel, die niemand wieder ansieht – setzen Sie die nächsten Schritte also als echten Block auf die Agenda, nicht als das, was man macht, wenn noch Zeit übrig ist.

Agenda-Vorlage für Workshops: die häufigsten Fehler

  • Sagen Sie vor jeder Übung laut, wie lange sie dauert und was am Ende vorliegen soll.
  • Machen Sie spätestens alle neunzig Minuten Pause. In einer beteiligungsorientierten Session lässt die Aufmerksamkeit schneller nach als in einem Vortrag.
  • Begrenzen Sie die Vorstellung pro Gruppe, nicht insgesamt. „Sechs Gruppen, je vier Minuten“ hält; „eine halbe Stunde für die Vorstellung“ nicht.
  • Fotografieren Sie die Ergebnisse, bevor jemand den Raum verlässt. Die Notizen hören in dem Moment auf zu existieren, in dem die Wände abgeräumt werden.

Häufig gestellte Fragen

Wie lang sollte ein Workshop sein?

Zwei bis drei Stunden sind für einen Workshop zu einem einzelnen Thema der praktische Idealbereich. Ganztägige Workshops funktionieren, brauchen aber eine deutlich andere Agenda mit richtiger Mittagspause und mindestens zwei langen Pausen – sonst bricht die Ergebnisqualität am Nachmittag ein.

Wie viel Gruppenarbeit sollte in einem Workshop stecken?

Als grobe Richtschnur: Halten Sie den Redeanteil der Moderation unter einem Drittel. Hören die Teilnehmenden länger zu, haben Sie eine Präsentation mit Übungen geschrieben und keinen Workshop.

Wie halte ich Kleingruppen im Zeitrahmen?

Nennen Sie die Endzeit statt der Dauer und stellen Sie einen sichtbaren Countdown dorthin, wo ihn jede Gruppe sehen kann. asktimer.com kann den Countdown auf dem Raumbildschirm anzeigen und jeder Gruppenleitung zusätzlich einen Monitor auf dem eigenen Smartphone geben.

Weitere kostenlose Agenda-Vorlagen

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Laden Sie denselben Ablauf in asktimer.com: Jeder Redner bekommt einen Live-Countdown, Ihr Publikum ein Q&A, über das es vom eigenen Smartphone aus abstimmen kann, und Sie bekommen je einen Link für Host, Redner und Publikum. Kostenlos starten, nichts zu installieren.

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