Herramienta de agenda gratuita
Plantilla de programa de conferencia
Esta es una plantilla gratuita de programa de conferencia que reparte el día sesión a sesión, con las pausas, las comidas y el tiempo de expositores de los que depende que un programa funcione o no. Se abre rellena y totalmente editable: pon la hora de apertura de puertas, ajusta cualquier sesión y todas las horas de inicio posteriores se mueven contigo en vez de tener que reescribirlas.
10 puntos, 395 minutos, con contenido de ejemplo y totalmente editable. Gratis y sin registro.
Duración total
6 h 35 min
Termina a las
15:05
- 08:30
- 09:15
- 09:25
- 10:10
- 10:30
- 11:30
- 12:30
- 13:45
- 14:05
- 14:50
Plantilla de programa de conferencia
| Hora | Punto de la agenda | Responsable | Minutos |
|---|---|---|---|
| 08:30 | Acreditación y desayuno de networking | Equipo de eventos | 45 |
| 09:15 | Palabras de apertura | Dirección de la conferencia | 10 |
| 09:25 | Sesión 1: Ponencia principal | Ponente principal | 45 |
| 10:10 | Pausa para el café | 20 | |
| 10:30 | Sesión 2: Charlas por itinerario | Ponentes de cada itinerario | 60 |
| 11:30 | Almuerzo y zona de expositores | 60 | |
| 12:30 | Sesión 3: Talleres | Responsables de taller | 75 |
| 13:45 | Pausa de la tarde | 20 | |
| 14:05 | Sesión 4: Mesa redonda y preguntas del público | Moderador | 45 |
| 14:50 | Cierre y sorteo | Dirección de la conferencia | 15 |
| 15:05 | Fin | 395 |
Tu agenda dice 15 minutos. Tu ponente tarda 23.
El tiempo previsto sobre el papel y lo que pasa de verdad en directo son dos números distintos, y cada minuto de diferencia se lo come lo que venía después. asktimer.com es la parte que funciona cuando la agenda ya está escrita.
Una cuenta atrás de verdad para cada ponente
Los minutos de esta página son un plan. En la sala, el plan hay que hacerlo cumplir. Carga el mismo orden del día en asktimer.com y cada ponente tendrá su propio monitor de confianza: una cuenta atrás grande para su turno, que pasa del verde al ámbar y al rojo según se agota su tiempo, legible de un vistazo desde el atril. Sin cartelitos agitados desde el fondo de la sala, y sin ponentes preguntándose en silencio cuánto tiempo les queda.
Preguntas del público vinculadas a la misma sesión
El público abre un enlace en su móvil, envía preguntas y vota las que quiere que se respondan, así la pregunta que de verdad le importa a la sala sube a lo más alto en lugar de llegar primero la voz más alta. El ponente puede mostrar esa lista en su propio monitor cuando le venga bien, y quien esté haciendo de anfitrión va marcando cada pregunta como respondida a medida que avanza — así nada se pregunta dos veces y nada se pierde.
Un enlace para cada uno. Nada que instalar.
Un enlace privado para el anfitrión que dirige el evento, un enlace de monitor por ponente y un enlace público para el público. Cada uno abre una pestaña del navegador: sin apps que instalar, sin cuentas para tus ponentes ni para tus asistentes, y sin software que poner a funcionar en el portátil del recinto diez minutos antes de abrir puertas.
Cómo usar esta Plantilla de programa de conferencia
- 1
Pon la hora de inicio
Escribe la hora a la que empieza realmente la reunión. Todas las filas de abajo recalculan su propia hora a partir de ese único campo, así que no vuelves a escribir una hora nunca más.
- 2
Edita los puntos y las duraciones
La plantilla ya viene rellena con un orden del día realista. Cambia el nombre de lo que quieras, añade quién presenta cada punto y decide cuántos minutos le corresponden.
- 3
Añade, quita y reordena
Sube o baja un punto y todo el horario se recalcula al instante. Nada se rompe como cuando arrastras una fila en una hoja de cálculo llena de horas escritas a mano.
- 4
Comprueba la hora de fin
El total acumulado y la hora de fin calculada están arriba del todo. Si la hora de fin es más tarde de lo que prometiste, recorta minutos hasta que deje de serlo.
- 5
Cópiala o imprímela
Copia la agenda entera como texto plano para pegarla en un correo o en una invitación de calendario, o imprime una versión limpia de una página para la sala.
Cómo montar un programa de conferencia que aguante
Un programa es una promesa sobre dónde debería estar cada persona en un minuto concreto, así que las transiciones importan tanto como las sesiones. Los asistentes necesitan tiempo para salir de una sala, encontrar la siguiente, ir al baño y coger un café — y en un recinto repartido en más de una planta, eso solo ya son diez minutos. Los programas que ignoran esto no van adelantados: van con retraso desde media mañana y ya no se recuperan.
Si tienes itinerarios paralelos, mantén alineados los límites de sus sesiones, para que la gente pueda cambiar de sala en los mismos momentos y las pausas coincidan. En cuanto los itinerarios se desalinean, una sola charla que se alarga empieza a filtrar rezagados en todas las demás salas del edificio, y arreglarlo el mismo día cuesta mucha más atención de la que costaba alinear la parrilla por adelantado.
Plantilla de programa de conferencia: lo que suele salir mal
- Alinea los límites de las sesiones entre itinerarios paralelos, para que las pausas caigan a la misma hora en todas las salas.
- Reserva diez minutos reales de desplazamiento en cualquier recinto repartido en más de una planta.
- Programa la zona de expositores o de patrocinadores contra una comida, no contra una sesión: los patrocinadores quieren gente, no un pabellón vacío.
- Imprime el programa en grande y ponlo donde se forma la cola. La mayoría de los «¿a dónde voy?» los resuelve un cartel.
Preguntas frecuentes
¿Cómo monto el programa de una conferencia con varios itinerarios?
Coloca primero el esqueleto común —acreditación, apertura, pausas, almuerzo, cierre— y encaja las sesiones de cada itinerario en los huecos, de forma que todos los itinerarios hagan pausa a la misma hora. Monta el esqueleto en esta plantilla y después duplícalo por itinerario para rellenar los títulos.
¿Cuánto deben durar las sesiones de una conferencia?
Entre cuarenta y cinco y sesenta minutos es lo habitual en una sesión principal, preguntas incluidas, y de cinco a diez en una charla relámpago. Más de una hora sin pausa y tanto la atención como la asistencia caen de forma evidente.
¿Cuál es la mejor forma de que el programa se cumpla el mismo día?
Publicarlo y hacerlo cumplir de forma visible. Una cuenta atrás en directo que todos los ponentes puedan ver hace evidente el retraso a quien lo está causando, y eso funciona mucho mejor que un regidor haciendo señas desde un lateral.
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Convierte esta agenda en un evento en directo
Carga el mismo orden del día en asktimer.com y cada ponente tendrá su propia cuenta atrás en directo, tu público podrá enviar y votar preguntas desde el móvil, y tú tendrás un enlace para el anfitrión, uno para los ponentes y otro para el público. Gratis para empezar, sin nada que instalar.
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