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Agenda-Vorlage mit Zeitangaben

Dies ist eine kostenlose Agenda-Vorlage mit Zeitangaben, die sich selbst eintragen. Sie setzen eine Startzeit und geben jedem Punkt eine Minutenzahl; die Uhrzeit neben jeder Zeile, die laufende Gesamtdauer und die Endzeit werden daraus berechnet. Sie passt zu jeder Art von Termin – genau das ist der Sinn dieser Fassung – und nichts muss von Hand nachgerechnet werden.

8 Punkte, 140 Minuten, vorausgefüllt und komplett bearbeitbar. Kostenlos, ohne Anmeldung.

Gesamtdauer

2 Std. 20 Min.

Ende um

11:05

  • 08:45
  • 09:00
  • 09:10
  • 09:30
  • 09:55
  • 10:05
  • 10:30
  • 10:50

Auf Ihrer Agenda stehen 15 Minuten. Ihr Redner braucht 23.

Die geplante Zeit auf dem Papier und das, was live tatsächlich passiert, sind zwei verschiedene Zahlen – und jede Minute Differenz geht von dem ab, was danach geplant war. asktimer.com ist der Teil, der läuft, nachdem die Agenda geschrieben ist.

Ein echter Countdown für jeden Redner

Die Minuten auf dieser Seite sind ein Plan. Im Raum muss dieser Plan durchgesetzt werden. Laden Sie denselben Ablauf in asktimer.com, und jeder Redner bekommt seinen eigenen Confidence Monitor – einen großen Countdown für seinen Slot, der mit ablaufender Zeit von Grün über Gelb auf Rot wechselt und vom Podium aus mit einem Blick lesbar ist. Niemand muss mehr aus der letzten Reihe mit einem Schild winken, und niemand steht vorne und rätselt still, wie viel Zeit noch bleibt.

Publikums-Q&A, an dieselbe Session gekoppelt

Das Publikum öffnet einen einzigen Link auf dem Smartphone, reicht Fragen ein und stimmt für die ab, die es beantwortet haben möchte – so steigt die Frage nach oben, die den Raum wirklich interessiert, und nicht die, die am lautesten gestellt wurde. Der Redner kann diese Liste auf seinem eigenen Monitor einblenden, sobald er bereit dafür ist, und wer die Veranstaltung leitet, markiert jede Frage als behandelt, während er sie abarbeitet – so wird nichts doppelt gefragt und nichts geht unter.

Je ein Link. Nichts zu installieren.

Ein privater Link für den Host, der die Veranstaltung steuert, ein Monitor-Link pro Redner und ein öffentlicher Link für das Publikum. Alle öffnen einfach einen Browser-Tab – keine App zum Installieren, keine Konten für Ihre Redner oder Ihre Gäste und keine Software, die zehn Minuten vor Einlass noch auf einem fremden Laptop zum Laufen gebracht werden muss.

Machen Sie aus dieser Agenda einen Live-AblaufplanSo läuft eine Veranstaltung live ab – von Anfang bis Ende

So nutzen Sie diese Agenda-Vorlage mit Zeitangaben

  1. 1

    Startzeit eintragen

    Tragen Sie die Uhrzeit ein, zu der es tatsächlich losgeht. Jede Zeile darunter berechnet ihre eigene Uhrzeit aus diesem einen Feld – Sie tippen nie wieder eine Uhrzeit von Hand.

  2. 2

    Punkte und Dauern bearbeiten

    Die Vorlage ist bereits mit einem realistischen Ablauf gefüllt. Benennen Sie um, was Sie brauchen, tragen Sie die verantwortliche Person ein und legen Sie fest, wie viele Minuten jeder Punkt bekommt.

  3. 3

    Hinzufügen, entfernen, umsortieren

    Verschieben Sie einen Punkt nach oben oder unten, und der gesamte Zeitplan terminiert sich sofort neu. Nichts geht dabei kaputt, wie es in einer Tabelle voller fest eingetippter Uhrzeiten passiert.

  4. 4

    Endzeit prüfen

    Gesamtdauer und berechnete Endzeit stehen oben. Liegt die Endzeit später, als Sie es zugesagt haben, streichen Sie so lange Minuten, bis das nicht mehr der Fall ist.

  5. 5

    Kopieren oder ausdrucken

    Kopieren Sie die komplette Agenda als reinen Text für eine E-Mail oder eine Kalendereinladung – oder drucken Sie eine saubere Seite für den Raum aus.

Wie Sie eine Agenda mit Zeitangaben aufbauen

Agenden mit Zeitangaben entstehen meist in Tabellen – und sind meist falsch, weil die Uhrzeiten dort als Text eingetippt werden. Fügen Sie eine Zeile ein, streichen Sie zwei Minuten oder beginnen Sie zehn Minuten später, und jede Zelle darunter ist still und leise veraltet, ohne dass eine Fehlermeldung warnt. Wird jede Startzeit aus den Dauern darüber abgeleitet, verschwindet dieser Fehler vollständig: Die Uhrzeiten können dem Plan nicht widersprechen, weil sie der Plan sind.

Sobald das Rechnen automatisch läuft, besteht die eigentliche Disziplin darin, zu entscheiden, was wegfällt – nicht, was noch dazukommt. Setzen Sie die Endzeit, die Sie zugesagt haben, und kürzen Sie Dauern so lange, bis die berechnete Endzeit dazu passt. Das ist eine deutlich ehrlichere Übung, als Punkte hinzuzufügen, bis die Seite voll aussieht, und sie erzwingt die Abwägung vorab statt live im Raum.

Agenda-Vorlage mit Zeitangaben: die häufigsten Fehler

  • Rechnen Sie von der zugesagten Endzeit rückwärts, nicht von der erhofften Startzeit vorwärts.
  • Arbeiten Sie in Fünf-Minuten-Schritten. Agenden in Ein-Minuten-Schritten suggerieren eine Genauigkeit, die kein realer Raum einhält.
  • Geben Sie Pausen eine eigene Zeile. Eine Pause, die nicht auf der Agenda steht, findet trotzdem statt – sie frisst dann nur den Punkt daneben.
  • Prüfen Sie nach jeder Änderung die Endzeit. Sie ist die eine Zahl, die Ihnen sagt, ob der Plan noch ehrlich ist.

Häufig gestellte Fragen

Wie erstelle ich eine Agenda mit automatischen Zeitangaben?

Tragen Sie einmal eine Startzeit ein und geben Sie dann jedem Punkt eine Dauer in Minuten. Die Uhrzeit eines Punktes ist die Startzeit plus die Dauern aller Punkte darüber – eine Änderung an einer Stelle wirkt sich also auf den ganzen Rest der Agenda aus. Diese Seite macht das, während Sie tippen.

Kann ich die Startzeit noch ändern, wenn die Agenda schon fertig ist?

Ja – das ist der Hauptvorteil gegenüber einer Tabelle. Ändern Sie die Startzeit, und jede Uhrzeit sowie die Endzeit verschieben sich mit, ohne dass Sie etwas neu tippen müssen.

Funktioniert das auch für einen Ablauf, der über Mitternacht hinausgeht?

Die Uhrzeiten laufen korrekt über Mitternacht hinweg, sodass ein spätes Abendprogramm auch danach sinnvolle Zeiten anzeigt. Die Gesamtdauer wird immer in Stunden und Minuten ausgewiesen, sodass Sie die Länge unabhängig davon prüfen können.

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Laden Sie denselben Ablauf in asktimer.com: Jeder Redner bekommt einen Live-Countdown, Ihr Publikum ein Q&A, über das es vom eigenen Smartphone aus abstimmen kann, und Sie bekommen je einen Link für Host, Redner und Publikum. Kostenlos starten, nichts zu installieren.

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