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Ablaufplan-Vorlage für Veranstaltungen

Dies ist eine kostenlose Ablaufplan-Vorlage, die Sie direkt im Browser ausfüllen und neu terminieren – ohne Download, ohne Tabelle, ohne Anmeldung. Sie öffnet sich mit einem realistischen vierstündigen Veranstaltungstag, vom Crew-Call bis zum Abbau. Ändern Sie die Uhrzeit des Crew-Calls oder verschieben Sie einen einzelnen Punkt um fünf Minuten, und jede Zeile darunter terminiert sich neu – so bleibt Ihr Ablaufplan bei jeder Verschiebung des Zeitplans korrekt.

12 Punkte, 240 Minuten, vorausgefüllt und komplett bearbeitbar. Kostenlos, ohne Anmeldung.

Gesamtdauer

4 Std.

Ende um

11:30

  • 07:30
  • 08:00
  • 08:30
  • 09:00
  • 09:05
  • 09:10
  • 09:40
  • 09:50
  • 10:20
  • 10:40
  • 10:50
  • 11:00

Auf Ihrer Agenda stehen 15 Minuten. Ihr Redner braucht 23.

Die geplante Zeit auf dem Papier und das, was live tatsächlich passiert, sind zwei verschiedene Zahlen – und jede Minute Differenz geht von dem ab, was danach geplant war. asktimer.com ist der Teil, der läuft, nachdem die Agenda geschrieben ist.

Ein echter Countdown für jeden Redner

Die Minuten auf dieser Seite sind ein Plan. Im Raum muss dieser Plan durchgesetzt werden. Laden Sie denselben Ablauf in asktimer.com, und jeder Redner bekommt seinen eigenen Confidence Monitor – einen großen Countdown für seinen Slot, der mit ablaufender Zeit von Grün über Gelb auf Rot wechselt und vom Podium aus mit einem Blick lesbar ist. Niemand muss mehr aus der letzten Reihe mit einem Schild winken, und niemand steht vorne und rätselt still, wie viel Zeit noch bleibt.

Publikums-Q&A, an dieselbe Session gekoppelt

Das Publikum öffnet einen einzigen Link auf dem Smartphone, reicht Fragen ein und stimmt für die ab, die es beantwortet haben möchte – so steigt die Frage nach oben, die den Raum wirklich interessiert, und nicht die, die am lautesten gestellt wurde. Der Redner kann diese Liste auf seinem eigenen Monitor einblenden, sobald er bereit dafür ist, und wer die Veranstaltung leitet, markiert jede Frage als behandelt, während er sie abarbeitet – so wird nichts doppelt gefragt und nichts geht unter.

Je ein Link. Nichts zu installieren.

Ein privater Link für den Host, der die Veranstaltung steuert, ein Monitor-Link pro Redner und ein öffentlicher Link für das Publikum. Alle öffnen einfach einen Browser-Tab – keine App zum Installieren, keine Konten für Ihre Redner oder Ihre Gäste und keine Software, die zehn Minuten vor Einlass noch auf einem fremden Laptop zum Laufen gebracht werden muss.

Machen Sie aus dieser Agenda einen Live-AblaufplanSo läuft eine Veranstaltung live ab – von Anfang bis Ende

So nutzen Sie diese Ablaufplan-Vorlage

  1. 1

    Startzeit eintragen

    Tragen Sie die Uhrzeit ein, zu der es tatsächlich losgeht. Jede Zeile darunter berechnet ihre eigene Uhrzeit aus diesem einen Feld – Sie tippen nie wieder eine Uhrzeit von Hand.

  2. 2

    Punkte und Dauern bearbeiten

    Die Vorlage ist bereits mit einem realistischen Ablauf gefüllt. Benennen Sie um, was Sie brauchen, tragen Sie die verantwortliche Person ein und legen Sie fest, wie viele Minuten jeder Punkt bekommt.

  3. 3

    Hinzufügen, entfernen, umsortieren

    Verschieben Sie einen Punkt nach oben oder unten, und der gesamte Zeitplan terminiert sich sofort neu. Nichts geht dabei kaputt, wie es in einer Tabelle voller fest eingetippter Uhrzeiten passiert.

  4. 4

    Endzeit prüfen

    Gesamtdauer und berechnete Endzeit stehen oben. Liegt die Endzeit später, als Sie es zugesagt haben, streichen Sie so lange Minuten, bis das nicht mehr der Fall ist.

  5. 5

    Kopieren oder ausdrucken

    Kopieren Sie die komplette Agenda als reinen Text für eine E-Mail oder eine Kalendereinladung – oder drucken Sie eine saubere Seite für den Raum aus.

Was in einen Ablaufplan gehört

Ein Ablaufplan ist nicht das öffentliche Programm. Das Programm ist das, was das Publikum sieht: die Vorträge, die Pausen, die Zeiten auf dem Lanyard. Der Ablaufplan ist das interne Dokument, mit dem alle arbeiten, die die Veranstaltung möglich machen, und er deckt die Stunden davor und danach ab, an die kein Gast je denkt – den Crew-Call, die Funkprobe, die Proben der Redner, die Einlassmusik, den Umbau des Raums. Beginnt Ihr Ablaufplan erst beim Einlass, fehlt ihm die Hälfte des Tages, in der die Dinge tatsächlich schiefgehen.

Jede Zeile braucht drei Angaben: eine Uhrzeit, eine Dauer und einen Namen. Der Name wird am häufigsten weggelassen – und er ist der wichtigste. Eine Zeile „Video läuft“ ohne verantwortliche Person ist eine Zeile, bei der zwei Leute jeweils annehmen, die andere kümmere sich darum. Schreiben Sie auf jede Zeile genau eine verantwortliche Person, auch auf die offensichtlichen, dann werden die Lücken in Ihrer Crew-Planung auf dem Papier sichtbar statt im Raum.

Planen Sie Puffer bewusst ein und benennen Sie ihn als solchen. Eine zwanzigminütige Pause in der Mitte ist für das Publikum eine echte Pause und für Sie zwanzig Minuten Puffer – und wenn der Vormittag still und leise sechs Minuten überzogen hat, ist genau diese Pause die Stelle, an der das aufgefangen wird. Veranstaltungen, die pünktlich laufen, sind fast nie Veranstaltungen, bei denen alles gepasst hat: Es sind Veranstaltungen, bei denen die Überziehung irgendwohin konnte.

Ihr Ablaufplan auf jedem Bildschirm

Laden Sie diesen Ablaufplan in asktimer.com, und jeder Redner bekommt für seinen Slot einen eigenen Vollbild-Countdown – von Grün über Gelb auf Rot –, während Sie den gesamten Ablaufplan in der Host-Ansicht behalten und mit einem Klick weiterschalten. Kostenlos starten, nichts zu installieren, und Ihre Redner öffnen einfach einen Link.

Diesen Ablaufplan live steuern – kostenlosLive-Timer und Q&A ansehen

Ablaufplan-Vorlage für Veranstaltungen: die häufigsten Fehler

  • Schreiben Sie die Zeiten auf, die Sie tatsächlich aufrufen werden, nicht die, die Sie sich erhoffen. Wenn Redner erfahrungsgemäß zwei Minuten zu spät anfangen, ist der Ablaufplan mit 09:00 Uhr jedes Mal falsch – und die Crew hört auf, ihm zu vertrauen.
  • Versehen Sie den Plan mit Version und Datum. Ein Ablaufplan ändert sich bis zum Morgen der Veranstaltung, und der Klassiker ist das Crew-Mitglied, das mit dem Ausdruck von gestern arbeitet.
  • Setzen Sie die Telefonnummern auf dieselbe Seite. Der Moment, in dem Sie die AV-Leitung brauchen, ist nicht der Moment, in dem Sie ihre Nummer in alten E-Mails suchen wollen.
  • Proben Sie die Übergaben, nicht die Inhalte. Vorträge sprengen selten einen Zeitplan; die dreißig Sekunden, in denen ein Laptop nicht umschaltet und niemand weiß, wer gerade spricht, schon.
  • Geben Sie jedem Redner nur seinen eigenen Slot – und eine Uhr. Wer den eigenen Countdown sieht, endet deutlich zuverlässiger pünktlich als jemand, dem aus der letzten Reihe Zeichen gegeben werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Ablaufplan?

Ein Ablaufplan (englisch „run of show“) ist der interne, minutengenaue Plan einer Veranstaltung: jedes Segment, jeder Cue, jede Übergabe und jede Pause mit Uhrzeit, Dauer und einer namentlich benannten verantwortlichen Person. Er deckt den gesamten Arbeitstag ab und nicht nur das öffentliche Programm – deshalb beginnt er meist Stunden vor dem Einlass und endet erst nach dem Abbau.

Was ist der Unterschied zwischen Ablaufplan und Programm?

Das Programm ist die Liste für das Publikum: was passiert und ungefähr wann. Der Ablaufplan ist derselbe Tag für die Crew, sehr viel detaillierter, inklusive allem, was das Publikum nie sieht – Proben, Funkproben, Umbauten. Die meisten Veranstaltungen brauchen beides, und beides sollte aus denselben Zeitangaben entstehen, damit sich die zwei nicht widersprechen können.

Ist diese Ablaufplan-Vorlage kostenlos?

Ja, vollständig. Es gibt keine Anmeldung und nichts herunterzuladen. Bearbeiten Sie den Plan im Browser und kopieren Sie ihn anschließend als reinen Text oder drucken Sie ihn als saubere Seite für die Crew aus.

Kann ich diese Ablaufplan-Vorlage auch für virtuelle oder hybride Events nutzen?

Ja. Die Struktur bleibt dieselbe – aus dem Crew-Call wird der Plattform-Check, aus dem Umbau das Abmelden vom Stream. Wenn Sie hybrid arbeiten, führen Sie einen einzigen Ablaufplan für beide Räume statt zweier, die auseinanderlaufen.

Wie detailliert sollte ein Ablaufplan sein?

So detailliert, dass jemand, der Ihre Veranstaltung nie gesehen hat, die nächsten zehn Minuten davon steuern könnte. Lässt sich eine Zeile nicht ausführen, ohne nachzufragen, machen Sie zwei Zeilen daraus.

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Laden Sie denselben Ablauf in asktimer.com: Jeder Redner bekommt einen Live-Countdown, Ihr Publikum ein Q&A, über das es vom eigenen Smartphone aus abstimmen kann, und Sie bekommen je einen Link für Host, Redner und Publikum. Kostenlos starten, nichts zu installieren.

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