Herramienta de agenda gratuita
Plantilla de escaleta de evento
Esta es una plantilla de escaleta de evento gratuita que puedes rellenar y recalcular en el navegador: sin descargas, sin hoja de cálculo y sin registro. Se abre con un día de evento realista de cuatro horas, desde la convocatoria del equipo hasta el desmontaje. Cambia la hora de convocatoria, o retrasa cinco minutos cualquier punto, y todas las filas de abajo se recalculan solas, así que tu escaleta sigue siendo exacta cada vez que el horario se mueve.
12 puntos, 240 minutos, con contenido de ejemplo y totalmente editable. Gratis y sin registro.
Duración total
4 h
Termina a las
11:30
- 07:30
- 08:00
- 08:30
- 09:00
- 09:05
- 09:10
- 09:40
- 09:50
- 10:20
- 10:40
- 10:50
- 11:00
Plantilla de escaleta de evento
| Hora | Punto de la agenda | Responsable | Minutos |
|---|---|---|---|
| 07:30 | Convocatoria del equipo, prueba técnica e intercomunicación | Director técnico | 30 |
| 08:00 | Ensayo de ponentes y prueba de micrófonos | Regidor | 30 |
| 08:30 | Apertura de puertas, acreditación y música de entrada | Responsable de sala | 30 |
| 09:00 | Termina la música de entrada, luces de sala abajo | Director técnico | 5 |
| 09:05 | Bienvenida del anfitrión y avisos prácticos | Anfitrión | 5 |
| 09:10 | Ponencia inaugural | Ponente principal | 30 |
| 09:40 | Preguntas del público | Anfitrión | 10 |
| 09:50 | Mesa redonda | Moderador | 30 |
| 10:20 | Pausa y networking | Todos | 20 |
| 10:40 | Espacio del patrocinador | Responsable de patrocinios | 10 |
| 10:50 | Cierre y próximos pasos | Anfitrión | 10 |
| 11:00 | Reseteo de sala y desmontaje | Equipo técnico | 30 |
| 11:30 | Fin | 240 |
Tu agenda dice 15 minutos. Tu ponente tarda 23.
El tiempo previsto sobre el papel y lo que pasa de verdad en directo son dos números distintos, y cada minuto de diferencia se lo come lo que venía después. asktimer.com es la parte que funciona cuando la agenda ya está escrita.
Una cuenta atrás de verdad para cada ponente
Los minutos de esta página son un plan. En la sala, el plan hay que hacerlo cumplir. Carga el mismo orden del día en asktimer.com y cada ponente tendrá su propio monitor de confianza: una cuenta atrás grande para su turno, que pasa del verde al ámbar y al rojo según se agota su tiempo, legible de un vistazo desde el atril. Sin cartelitos agitados desde el fondo de la sala, y sin ponentes preguntándose en silencio cuánto tiempo les queda.
Preguntas del público vinculadas a la misma sesión
El público abre un enlace en su móvil, envía preguntas y vota las que quiere que se respondan, así la pregunta que de verdad le importa a la sala sube a lo más alto en lugar de llegar primero la voz más alta. El ponente puede mostrar esa lista en su propio monitor cuando le venga bien, y quien esté haciendo de anfitrión va marcando cada pregunta como respondida a medida que avanza — así nada se pregunta dos veces y nada se pierde.
Un enlace para cada uno. Nada que instalar.
Un enlace privado para el anfitrión que dirige el evento, un enlace de monitor por ponente y un enlace público para el público. Cada uno abre una pestaña del navegador: sin apps que instalar, sin cuentas para tus ponentes ni para tus asistentes, y sin software que poner a funcionar en el portátil del recinto diez minutos antes de abrir puertas.
Cómo usar esta Plantilla de escaleta de evento
- 1
Pon la hora de inicio
Escribe la hora a la que empieza realmente la reunión. Todas las filas de abajo recalculan su propia hora a partir de ese único campo, así que no vuelves a escribir una hora nunca más.
- 2
Edita los puntos y las duraciones
La plantilla ya viene rellena con un orden del día realista. Cambia el nombre de lo que quieras, añade quién presenta cada punto y decide cuántos minutos le corresponden.
- 3
Añade, quita y reordena
Sube o baja un punto y todo el horario se recalcula al instante. Nada se rompe como cuando arrastras una fila en una hoja de cálculo llena de horas escritas a mano.
- 4
Comprueba la hora de fin
El total acumulado y la hora de fin calculada están arriba del todo. Si la hora de fin es más tarde de lo que prometiste, recorta minutos hasta que deje de serlo.
- 5
Cópiala o imprímela
Copia la agenda entera como texto plano para pegarla en un correo o en una invitación de calendario, o imprime una versión limpia de una página para la sala.
Qué entra en una escaleta de evento
Una escaleta no es el programa público. El programa es lo que ve el público: las charlas, las pausas, las horas impresas en la acreditación. La escaleta es el documento interno con el que trabaja la gente que hace que el evento ocurra, y cubre las horas de antes y de después en las que ningún asistente piensa jamás: la convocatoria del equipo, la prueba de intercomunicación, los ensayos de los ponentes, la música de entrada, el reseteo de la sala. Si tu escaleta empieza cuando se abren las puertas, le falta justo la mitad del día en la que de verdad se tuercen las cosas.
Cada fila necesita tres cosas: una hora, una duración y un nombre. El nombre es el que todo el mundo se salta, y es el que importa. Una fila que dice «entra el vídeo» sin nadie al lado es una fila en la que dos personas dan por hecho que la lleva la otra. Pon un único responsable en cada línea, incluso en las obvias, y los huecos de tu plan de equipo se ven sobre el papel en lugar de en la sala.
Mete holgura a propósito, y ponle nombre. Una pausa de veinte minutos a media mañana es una pausa real para el público y veinte minutos de colchón para ti, y si la mañana se ha ido alargando seis minutos sin que nadie lo dijera, esa pausa es donde se absorben. Los eventos que terminan a su hora casi nunca son eventos en los que todo salió clavado: son eventos en los que el retraso tenía dónde meterse.
Lleva tu escaleta a todas las pantallas
Carga esta escaleta en asktimer.com y cada ponente tendrá su propia cuenta atrás a pantalla completa para su turno — del verde al ámbar y al rojo — mientras tú mantienes la escaleta entera en la vista de anfitrión y la haces avanzar con un clic. Gratis para empezar, sin nada que instalar y tus ponentes solo tienen que abrir un enlace.
Plantilla de escaleta de evento: lo que suele salir mal
- Escribe las horas que vas a cantar de verdad, no las que te gustaría. Si tus ponentes siempre empiezan dos minutos tarde, la escaleta que pone 09:00 está mal todos los días, y el equipo deja de fiarse de ella.
- Ponle versión y fecha. Una escaleta cambia hasta la misma mañana del evento, y el fallo clásico es que alguien del equipo esté trabajando con la copia impresa de ayer.
- Pon los teléfonos de contacto en la misma página. El momento en que necesitas al responsable de audiovisuales no es el momento de ponerse a buscar su número en el correo.
- Ensaya los relevos, no el contenido. Las charlas rara vez rompen un horario; los treinta segundos en los que un portátil no da señal y nadie sabe quién habla, sí.
- Dale a cada ponente solo su propio turno, y dale un reloj. Un ponente que ve su propia cuenta atrás termina a su hora muchas más veces que uno al que le hacen señas desde el fondo de la sala.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una escaleta de evento?
Una escaleta —también llamada guion de evento o run of show— es el plan interno minuto a minuto de un evento: cada bloque, cada señal, cada relevo y cada pausa, con una hora, una duración y un responsable con nombre al lado. Cubre toda la jornada de trabajo y no solo el programa público, y por eso suele empezar horas antes de abrir puertas y terminar después del desmontaje.
¿Qué diferencia hay entre una escaleta y el programa del evento?
El programa es la lista de cara al público: qué pasa y más o menos cuándo. La escaleta es esa misma jornada vista desde el equipo, con mucho más detalle e incluyendo todo lo que el público no ve nunca: ensayos, pruebas de intercomunicación, cambios de sala. La mayoría de los eventos necesitan las dos cosas, y conviene que salgan de los mismos tiempos para que no puedan contradecirse.
¿Esta plantilla de escaleta es gratis?
Sí, del todo. No hay registro ni nada que descargar. La editas en el navegador y después copias el resultado como texto plano o imprimes una versión limpia de una página para el equipo.
¿Sirve esta plantilla para un evento virtual o híbrido?
Sí. La estructura es la misma: la convocatoria del equipo pasa a ser la comprobación de la plataforma, y el reseteo de la sala, el cierre de la emisión. Si tu evento es híbrido, mantén una única escaleta que cubra las dos salas en lugar de dos que acaben descuadrándose entre sí.
¿Cuánto detalle debe tener una escaleta?
El suficiente para que alguien que no ha visto nunca tu evento pueda sacar adelante los siguientes diez minutos. Si una fila no se puede ejecutar sin preguntar algo, pártela en dos filas.
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Convierte esta agenda en un evento en directo
Carga el mismo orden del día en asktimer.com y cada ponente tendrá su propia cuenta atrás en directo, tu público podrá enviar y votar preguntas desde el móvil, y tú tendrás un enlace para el anfitrión, uno para los ponentes y otro para el público. Gratis para empezar, sin nada que instalar.
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