Ferramenta de agenda gratuita
Modelo de Agenda de Reunião
Este é um modelo de agenda de reunião gratuito e editável, já com as horas incluídas. Abre preenchido com uma sequência realista de 60 minutos, por isso pode mudar duas ou três linhas e enviá-lo — mas todos os campos são seus para editar. Mude a hora de início ou qualquer duração e todos os outros pontos se reorganizam página abaixo, que é justamente a parte que a folha de cálculo erra sempre.
7 pontos, 60 minutos, já preenchido e totalmente editável. Grátis, sem registo.
Duração total
1 h
Termina às
10:00
- 09:00
- 09:05
- 09:10
- 09:20
- 09:35
- 09:45
- 09:55
Modelo de Agenda de Reunião
| Hora | Ponto da agenda | Responsável | Minutos |
|---|---|---|---|
| 09:00 | Boas-vindas e abertura | Quem preside | 5 |
| 09:05 | Aprovação da ata da reunião anterior | Quem preside | 5 |
| 09:10 | Ponto de situação desde a última reunião | Responsável do projeto | 10 |
| 09:20 | Assunto principal | Responsável pelo ponto | 15 |
| 09:35 | Segundo assunto | Responsável pelo ponto | 10 |
| 09:45 | Decisões e ações a tomar | Quem preside | 10 |
| 09:55 | Outros assuntos | Todos | 5 |
| 10:00 | Fim | 60 |
A sua agenda diz 15 minutos. O seu orador leva 23.
O tempo planeado no papel e o que acontece de facto em direto são dois números diferentes, e cada minuto de diferença sai daquilo que estava marcado para depois. O asktimer.com é a parte que corre depois de a agenda estar pronta.
Uma contagem decrescente a sério para cada orador
Os minutos desta página são um plano. Na sala, o plano tem de ser cumprido. Carregue a mesma sequência no asktimer.com e cada orador fica com o seu próprio monitor de apoio — uma contagem decrescente grande do tempo dele, que passa de verde a âmbar e a vermelho à medida que o tempo corre, legível num relance a partir do palco. Sem cartazes agitados ao fundo da sala e sem oradores a perguntarem-se em silêncio quanto tempo lhes resta.
Perguntas do público ligadas à mesma sessão
O público abre uma única ligação no telemóvel, envia perguntas e vota nas que quer ver respondidas, por isso a pergunta que a sala realmente quer ouvir sobe ao topo em vez de ganhar quem falou mais alto. O orador pode mostrar essa lista no próprio monitor quando estiver pronto para ela, e quem está a conduzir marca cada pergunta como respondida à medida que avança — assim nada é perguntado duas vezes e nada se perde.
Uma ligação para cada um. Nada para instalar.
Uma ligação privada para o anfitrião que conduz o evento, uma ligação de monitor para cada orador e uma ligação pública para o público. Toda a gente abre um separador do navegador — sem aplicações para instalar, sem contas para os seus oradores ou para os participantes, e sem software para pôr a funcionar no portátil do espaço dez minutos antes de abrir as portas.
Como usar este Modelo de agenda de reunião
- 1
Defina a hora de início
Escreva a hora a que a reunião começa de facto. Todas as linhas abaixo recalculam a própria hora a partir desse único campo, por isso nunca mais precisa de escrever uma hora à mão.
- 2
Edite os pontos e as durações
O modelo já vem preenchido com uma sequência realista. Mude o nome do que quiser, indique quem apresenta cada ponto e defina quantos minutos recebe.
- 3
Acrescente, remova e reordene
Mova um ponto para cima ou para baixo e todo o programa se reorganiza na hora. Nada se parte da forma como se parte quando se arrasta uma linha numa folha de cálculo cheia de horas escritas à mão.
- 4
Confirme a hora de fim
O tempo total e a hora de fim calculada ficam no topo. Se o fim for mais tarde do que aquilo que prometeu às pessoas, corte minutos até deixar de ser.
- 5
Copie ou imprima
Copie a agenda inteira como texto simples para colar num e-mail ou num convite de calendário, ou imprima uma versão limpa de uma página para levar para a sala.
Como estruturar a agenda de uma reunião
Uma agenda só se paga quando responde a uma pergunta por ponto: o que tem de ficar resolvido no fim dele. Um ponto chamado “Orçamento” não diz nada a ninguém. “Orçamento — fechar o número do 3.º trimestre” diz à sala como é uma discussão concluída, e torna óbvio o momento de parar. Escreva o resultado esperado no título do ponto e as durações passam a justificar-se sozinhas.
Coloque no início o ponto que exige mais raciocínio, enquanto as pessoas ainda estão frescas e antes de os atrasos lhe comerem o tempo. Deixe os avisos e os pontos de situação de menor peso para a segunda metade, porque são os que se podem cortar sem prejuízo quando a reunião atrasa. Reserve sempre os últimos cinco ou dez minutos para decisões e ações a tomar — se for esse bloco a ser espremido, a reunião não produziu nada que possa mostrar depois.
Modelo de Agenda de Reunião: o que costuma correr mal
- Envie a agenda antes da reunião, não no início dela. As pessoas só se conseguem preparar para aquilo que já viram.
- Ponha um responsável em cada ponto. Um ponto sem nome ao lado costuma transformar-se numa discussão de grupo sem conclusão.
- Orce em minutos, não em horas. “Uma meia hora, mais ou menos” transforma-se em cinquenta minutos com uma regularidade impressionante.
- Deixe um intervalo propositado antes da reunião seguinte na mesma sala. Agendas coladas umas às outras garantem que a segunda começa atrasada.
Perguntas frequentes
Quantos pontos deve ter a agenda de uma reunião?
A maioria das reuniões de trabalho aguenta-se com cinco a sete pontos. Acima disso, as durações ficam tão curtas que nada é realmente resolvido, e compensa mais dividir em duas reuniões mais pequenas, com participantes diferentes.
É preciso pôr horas na agenda da reunião?
É. A duração em cada ponto é o que transforma a agenda de lista de desejos em plano, e a hora ao lado avisa quem entra a meio exatamente quando começa o assunto que lhe interessa. É isso que este modelo calcula por si.
Este modelo de agenda de reunião é gratuito?
É, totalmente. Sem registo, sem conta e sem nada para descarregar — edite no navegador e copie ou imprima o resultado.
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Transforme esta agenda num guião em direto
Carregue a mesma sequência no asktimer.com e cada orador fica com uma contagem decrescente em direto, o seu público fica com perguntas e respostas com votação a partir do telemóvel, e fica com uma ligação para o anfitrião, uma para os oradores e uma para o público. Grátis para começar, sem nada para instalar.
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